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| TeleSegretaria |
Ci sara' fisicamente una segretaria che rispondera' a tutte le telefonate per la mia azienda?
Certamente. Il nostro staff, composto da segretarie in carne ed ossa, è operativo con orario continuato dal lunedi' al venerdi' dalle ore 9 alle 19.30.
Le segretarie a mia disposizione sono sempre le stesse?
Telesegretaria, per adattarsi al meglio alle sue necessita', le mette a disposizione un team di 2 segretarie, che saranno sempre le stesse, salvo sostituzioni temporanee per malattia o per ferie, e che si adatteranno nel modo migliore alle caratteristiche del suo business e al suo stile di lavoro.
Potro' mantenere lo stesso numero telefonico della sede della mia azienda?
Con l'attivazione del servizio le verra' assegnato un numero telefonico con prefisso 02 o un numero verde 800 che potra' fornire ai suoi clienti. Se invece preferisce mantenere il suo numero telefonico potra' dirottare le chiamate dal suo numero abituale al numero che le abbiamo assegnato, tramite una semplice funzione disponibile su tutti i telefoni. Il costo di inoltro delle chiamate da un numero fisso ad un altro numero fisso e' sempre limitato ed esistono anche delle opzioni tariffarie che consentono di azzerare del tutto i costi.
L'operatrice rispondera' alle chiamate con il nome della mia azienda?
Si. Le nostre segretarie risponderanno ai suoi clienti in modo professionale e personalizzato, proprio come i dipendenti della sua azienda. (es.: 'Studio Volpati, buongiorno, sono Valeria').
Se la segretaria e' impegnata in un'altra conversazione la linea risulta occupata, oppure la chiamata verra' indirizzata ad una segreteria telefonica?
Il nostro centralino e' sempre libero per accogliere tutte le chiamate in arrivo, nessuna chiamata andra' persa visto che il nostro staff e' composto da piu' operatori che provvederanno alla risposta personalizzata, all'annotazione delle informazioni e/o al trasferimento della chiamata.
Come verro' avvisato delle chiamate ricevute?
I nostri operatori provvederanno ad informarla - secondo la modalita' prescelta - tramite telefonata, sms o email. Le forniranno data, ora, nominativo della persona che l'ha cercata, numero di telefono ed eventuali comunicazioni.
Le vostre operatrici riescono a passarmi sul cellulare le chiamate ricevute?
Certamente, se lo desidera, le nostre segretarie potranno inoltrare tutte o solo alcune chiamate ai numeri che lei ci comunichera' siano essi numeri di rete fissa che cellulari.
La mia azienda e' composta da tre soci, piu' alcuni collaboratori, e siamo quasi sempre fuori ufficio, e' possibile passare le chiamate ai vari componenti dell'azienda a seconda del tipo di chiamata?
Si, le telesegretarie possono rispondere alle chiamate e inoltrarle ai vari componenti dell'azienda a seconda del tipo di esigenza (es. Ufficio commerciale, ufficio acquisti, supporto tecnico ecc.).
Gli sms hanno un costo aggiuntivo?
No. Gli Sms che la Telesegretaria spedisce al cliente per la notifica delle chiamate ricevute sono gratuiti.
La segretaria riesce anche a gestirmi gli appuntamenti?
Telesegretaria mette a sua disposizione un'agenda elettronica alla quale potra' accedere via internet in qualsiasi momento e da un qualsiasi luogo del mondo. Tramite la sua agenda on-line, potrà indicare i giorni e gli orari nei quali e' disponibile per un appuntamento o per una visita.
Telesegretaria riceve le chiamate dei suoi clienti, fissa gli appuntamenti secondo le indicazioni da lei fornite e aggiorna la sua agenda internet. Automaticamente verra' avvisato dei nuovi appuntamenti tramite e-mail o sms e, se vorra', potra' inserire i nuovi appuntamenti nell'agenda di Google del suo PC o in quella del suo telefono palmare... Con un click!
Ovviamente, se preferisce, puo' consultare la sua agenda semplicemente chiamando Telesegretaria che la aggiornerà sui suoi appuntamenti.
Avro' anche un promemoria poche ore prima dell'appuntamento o del meeting?
Si, se richiesto e su specifiche istruzioni.
Nel caso di variazioni di appuntamenti o imprevisti la segretaria provvedera' ad avvertire il mio cliente?
Si, come una segretaria tradizionale.
Ho a disposizione anche un numero di fax?
Si, si tratta di un servizio opzionale dal costo di 6 Euro al mese (+iva). Con questo servizio mettiamo a sua disposizione un numero di fax con prefisso 02 che potra' comunicare ai suoi contatti o sul quale potra' far confluire i suoi fax, dirottandoli dal suo numero abituale. I fax a lei indirizzati verranno automaticamente trasformati in una e-mail che le sara' spedita immediatamente e che potra' leggere ovunque si trovi, tramite internet.
Quali altri compiti possono svolgere per me le telesegretarie?
Le TeleSegretarie possono anche inviare per lei fax o lettere, digitare testi o fare traduzioni in qualsiasi lingua. Possono ricevere ordini o fare fatture per suo conto, possono acquistare un biglietto aereo, navigare in internet, prenotare un albergo o comunicarle le quotazioni in tempo reale del suo portafoglio titoli.
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